根据闽教办高(2006)1号文的通知精神，要求我校对2006级新生招生数据进行核对。此次核对新生数据是为了确保招生数据准确无误，为今后学生毕业时教育部审核毕业生学历证书注册上网提供依据，因此教育部对这项工作要求非常严格，务必要做到数据核对的万无一失、准确无误。
随着办学规模的不断扩大，毕业生数量逐年增长，学历证书电子注册任务日益加重。为更好地完成这项工作，各学院要充分认识这项工作的重要性，同时要切实加强此项工作的领导与管理，认真履行管理职责，加大人力、物力等方面的投入，确保学历证书电子注册工作的顺利完成。各学院要认真组织人员进行核对，务必按时保质保量完成。具体流程和工作的有关事宜如下:

1. 各学院应先从校教务处网站上下载教育部下发的各学院2006级新生招生库。各学院不得对下发数据库的格式进行修改,更不能更改ksh(考生号)这个关键字段。
2. 首先核对数据库中的记录数和现有学生情况进行核对。若下发数据库库中没有的学生，按下发数据库格式单独上报数据库，并符名单盖章上报。如果有下发数据库中的学生数据记录不是你院学生，直接在下发数据库中删除，并将名单汇总盖章后报教务处。转专业的学生，应到原来转出学院取回相关记录，添加到转入学院记录中以便核对。
3. 对于空缺信息的字段，在自己学院的数据库中对缺少的字段要补充完整。
4. 下发数据库的信息核对是根据身份证、录简表等学生信息核对2006级新生招生数据库中的信息是否准确。对于出错的信息按以下要求进行更正。

（1）姓名原则上不更正，如确需更正的，须提供相关证明材料及学院报告（学生本人申请，公安机关证明或其他证明材料，学院汇总后报告），经教务处招生办审核后统一到省招生办更正，录简表更正后在数据库中xm字段上进行更正，更正后的录简表复印一份盖章后上报。
（2）考生号错误的，原则上不作更正，如要更正须经我处同意后方可更正。
（3）对于专业字段信息错误的，请与招生部门核实后更正。转专业后的学生专业信息直接在数据库中更改，但要以正式的转专业文件为依据。
（4）其他字段错误的，直接在原字段上面进行更正。
（5）原来字段内容为空的，应补入相应的正确信息。
（6）对于因没来报到、退学等原因已确认不属于本校在校生的学生记录，经过与招生办核实后，应从数据库中删除。
（7）对于数据库中缺、漏的２００6级在校生,请与招生办联系向省招生办补报，并由省招生办上报教育部，待教育部下发新数据后进行再次核对。
4．对于错的信息，学院应将错误信息汇总后，填报学生错误信息更正表 (附件2)上报备案，需出具证明材料 (如转专业文件等) 的，则附证明材料。
５．普通高校专升本、网络教育，三二分段制等入学方式码第一位是代表学历类别的一个大写字母，即P代表普通，C代表成人，W代表网络教育，第二位是一个数字，是指具体学历类别中的某个特殊类别(具体见符表一)。字段中含有括号，务必使用半角括号。例如：CC中的专科(高职)
６．在校生专升本、网络教育以及五年一贯制等教育部没有统一录取数据的新生注册。这部分教育部没有录取数据的新生，由学院确认审核无误后，按照统一的数据格式录入，这部分学生的考生号为空，不必录入由学校统一编制，数据库和录简表报送教务处，再由学校上报教育厅。教育厅统一汇总后报教育部审核。
7. 各学院上报的数据格式为下发２００6级招生数据库的格式，不得对数据的格式进行任何更改，包括字段定义字符的大小，字段的名称等格式，否则，不予接收，责任自负。 核对后将数据库和学生错误信息汇总表等材料务必于12月20日前上报我处。
附件：1.字段命名规则表
2.学生错误信息更正汇总表

福州大学教务处
2006年12月5日

附件1

新生入学注册表结构

特殊类别的新生数据考生号字段共15位，按照以下规则自行编制：
录取年份后2位 + 入学方式码2位 + 院校代码5位(福州大学10386) + 流水号6位
录取年份中三二分段制或五年一贯制，应该在学生进入高等教育阶段的年份上传新生数据并使用当年年份。入学方式码第一位是代表学历类别的一个大写字母，P代表普通，C代表成人，W代表网络教育，Y代表研究生，第二位是一个数字，是指具体学历类别中的某个特殊类别。目前入学方式码主要分以下几种：
：

特殊类别数据（普通高校专升本、网络教育，三二分段制）上报数据库结构

特殊类别新生数据上传表结构

附件2
学生错误信息更正汇总表
学院(公章)： 年 月 日

负责人： 经办人：